企業書類の長期保存

堺市西区津久野町のトランクルーム・貸倉庫・コンテナ・レンタル倉庫

JR阪和線　津久野駅　徒歩2分の距離

駐車場完備の1階・2階のトランクルーム

堺市・特に堺市西区で最安値・格安・便利なトランクルーム

トランクルーム収納番長の担当　岩崎です。

企業が扱う書類は、契約書や納品書、請求書など多岐にわたります。

これらの書類の中には、法律で長期間の保存が義務付けられているものもあります。

例えば、契約書や株主総会議事録は10年間保存することが求められます。これらの書類を適切に保存しないと、ビジネス上の損害や法的問題を招く可能性があります。

 

トランクルームを利用して書類を保存する方法には、いくつかのメリットがあります。

まず、スペースの有効活用が可能です。

事務所内に書類を保管すると、貴重なスペースを消費してしまいます。トランクルームを利用することで、事務所のスペースを他の用途に活用できます。

例えば、会議室や研修室として利用することができます。また、書類を保管するために専用の部屋を設ける必要がなくなり、オフィスのレイアウトを柔軟に設計することができます。

 

また、トランクルームはセキュリティ面で優れており、書類の紛失や漏洩を防ぐことができます。

多くのトランクルームは24時間監視カメラが設置されており、出入りの際にはIDやパスワードが必要です。さらに、火災や水害などの災害に備えて、防災設備が整っていることが多く、書類の安全性が高まります。

 

トランクルームではダンボール単位で書類を保管できるため、必要な量だけの費用で保管が可能です。

特に大量の書類を保管する場合には、レンタルルームよりもコスト効率が良いです。例えば、1ダンボールあたりの月額料金が数百円程度で、必要なだけのダンボールをレンタルすることができます。

 

トランクルームを利用して書類を保存する際には、以下の手順を踏むと良いでしょう。

まず、保存する書類を整理し、ファイリングを行います。文書保管リストを作成して、どの書類がどこにあるかを明確にします。これにより、必要な書類を迅速に探し出すことができます。

次に、整理した書類をダンボールに詰め込みます。一般的には、B5サイズのコピー用紙が5,000枚入るサイズのダンボールが利用されます。ダンボールには、どの書類が入っているかを明確にラベルを貼ることが重要です。

 

ダンボールをトランクルームに預けると、集荷は書類保管サービスの会社が行うため、手間を省くことができます。

多くの場合、トランクルームは都心からアクセスしやすい場所に位置しており、書類の搬入が簡単です。また、トランクルームのスタッフが書類を丁寧に搬入し、保管するため、書類の損傷を心配する必要がありません。

 

クラウドサービスを利用して、預けた書類を管理することも重要です。

どのダンボールにどの書類が入っているかを確認できるため、必要な書類を迅速に探し出すことができます。

クラウドサービスでは、書類のリストをオンラインで管理できるため、オフィスからでもアクセスして確認が可能です。また、書類の保管期間や返却予定日なども管理できるため、書類の管理が一元化されます。

 

トランクルームと書類保管サービスのどちらを利用するかは、企業のニーズによって異なります。トランクルームは書類以外にも様々な物品を保管できるため、書類以外にも預けたい場合に便利です。

また、24時間営業のものも多く、急に書類が必要になった際にも対応可能です。

書類保管サービスは書類の集配送が便利で、必要な書類を迅速に取り寄せることができます。ただし、早くても翌日の配送になることが多いため、即時的な対応が必要な場合は不便です。

 

企業書類の長期保存は、ビジネス上の重要な課題です。トランクルームを利用することで、安全かつ効率的に書類を保存することが可能です。特に、スペースの有効活用やセキュリティ面でのメリットが大きいため、多くの企業がこの方法を採用しています。書類の整理や管理を徹底し、トランクルームを活用することで、企業の書類管理を強化することができます。